Here's how you can excel as a live event organizer.

There are multiple phases to the planning stage of an event. Understanding the objectives and needs of the participants is step 1. However, many planners jump into step 2 of designing and developing the logistical aspects. Unfortunately when this happens, a lot of the impact is missed on an audience that had different needs or desires. So although the details and logistics were perfectly planned, the objectives weren’t met which results in a meeting that has little ROI.

As they say the devil is in the details, however, for a live event planner god is in the details. From market study,venue research, to space utilisation, to think and plan for any and all contingencies possible making sure you have all the knowledge to the T. And another very important thing is to have a very strong team who can support you, and can follow through. And of course the budget which is the first and foremost point that you should be aware of, always know your numbers, be budget friendly but also make sure you create an experience which reflects your clients request and makes sure that the attendees have the best experience and keep coming back for more.

Trabajar en la Clínica para la Familia me permitió aprender una de las claves para sobresalir en este rol es la meticulosa planificación. Asegurarse de que cada detalle esté bien coordinado, desde la logística hasta la agenda, es fundamental. La comunicación efectiva con todos los involucrados, desde el personal de la clínica hasta los proveedores externos, es esencial para evitar malentendidos y garantizar que todos estén alineados con los objetivos del evento. La experiencia en la Clínica para la Familia me ha enseñado que una buena organización, una comunicación clara y la flexibilidad son esenciales para destacar como organizador de eventos, creando experiencias memorables y exitosas para todos los participantes.

Having retired from decades of operating & directing thousands of events, that served millions of attendees. I asked myself how do I share this knowledge? whilst I’m busy skiing in the winter and sailing in the summer. Events not managed cause the core message to be lost... what a shame. But with the use of tools in my toolbox metaphorly speaking, I can guide and help you deliver your event with ease. so ask yourself is your message worth hearing? If the answer is YES then Email me to expore your options smbannister1@gmail.com for private conversation, or join me for a taster session in August online. I too would like to share my book with children across the world

Un equipo unido, con experiencia, dinámico y con un buen director de "orquesta", que deje involucrar a todos con sus ideas, exponer las diferencias sin miedo y debatirlo todo, será capaz de llevar a cabo un buen evento.

He estado mas de 20 años trabajando codo con codo con organizadores de eventos y lo mas importante es que el proveedor tenga experiencia, soluciones y un trato a la altura de cada evento

Según mi experiencia, el trato cercano con el proveedor, integrándolo casi como parte del equipo, es crucial para el éxito de un evento. Esta colaboración estrecha fomenta un compromiso más profundo por parte del proveedor, quien se siente valorado y parte del objetivo común. Al interiorizar al proveedor en el equipo, se mejora la comunicación, se entiende mejor la visión del evento y se anticipan y resuelven problemas con mayor eficacia. Este enfoque colaborativo asegura que todos estén alineados y trabajen con el mismo propósito, lo que se traduce en una ejecución más fluida y exitosa. La dedicación y el compromiso del proveedor, derivados de este trato cercano, pueden marcar la diferencia en la calidad y el impacto del evento.

En estos años en Eventscase, he visto de primera mano cómo involucrar a tu audiencia antes, durante y después del evento es crucial, por eso la búsqueda de mejores formas de interacción es uno de nuestros focos. Antes del evento, utilizando nuestras herramientas de comunicación (mail o whatsapp) para enviar recordatorios y "save the date" se consigue generar awareness. Durante el evento, nuestras aplicaciones móviles nativas facilitan el engagement, permitiendo a los asistentes consultar información, participar en las sesiones, interactuar entre ellos y proponer reuniones 1to1. Tras el evento, nuestra herramienta de encuestas personalizables junto con los datos de uso de la app, te permite extraer datos valiosos para la mejora contínua.

La participación es crucial, los eventos no son solo "ese día", hay que crear un antes y después del evento. Eso se consigue con herramientas de networking, comunicaciones, engagement... todo esto fomenta una experiencia al asistente mas placentera y con mas resultados

Audience engagement is crucial for the success of any event. It not only enhances the overall experience but also fosters a sense of community and loyalty among attendees. Engaging the audience before, during, and after the event helps build anticipation, keeps participants involved in real-time activities, and gathers valuable feedback for continuous improvement.

I would also check with your venue, if using one, to see if they have procedures, policies, or "plan B" for specific risks that may come up. You should also check to see if they have an emergency evacuation plan/map in case of fire. Be aware or know the address of your location incase emergency personnel does need to be called. I try to pick venues that have indoor and outdoor options for those chances of rain, however if Mother Nature wants to throw something bigger, check their refund policy and that of your other vendors and see about possibly rescheduling when looking ahead at the weather.

La experiencia en la Clínica para la Familia me ha enseñado que una estrategia de marketing efectiva para eventos en directo requiere conocer bien al público, utilizar múltiples canales de comunicación, y crear una campaña de anticipación atractiva. Estos elementos son esenciales para destacar y garantizar el éxito del evento.

Un evento debe tener un elemento innovador y/o disruptor que lo haga memorable y asegure un efecto duradero. La innovación capta la atención y mejora la experiencia de los asistentes, creando un impacto significativo. En Eventscase, hemos desarrollado EVA, un asistente virtual con IA que interactúa por WhatsApp. Esta herramienta facilita la comunicación y asistencia a los invitados, resolviendo dudas, proporcionando información en tiempo real y mejorando la interacción. Con EVA, los eventos se vuelven más eficientes y memorables, asegurando que los asistentes retengan la información y se mantengan comprometidos mucho después del evento. Con innovaciones como EVA, tus eventos destacarán y dejarán una huella duradera.

Un evento tendrá éxito cuando todos los colaboradores de este (software, audiovisuales, catering, organización...) vayan de a una, y el asistente recuerde al evento y no solo "los panecillos de jamón estaban riquísimos..."