Here's how you can juggle multiple projects as a project manager.

To effectively manage multiple projects, begin by outlining all the tasks required for each project. Starting with the simplest task is advisable, as initiating work is often the most challenging step. Completing this initial task provides a sense of accomplishment, boosting motivation and setting a productive tone for tackling subsequent tasks. This approach leverages the momentum gained to efficiently advance and complete additional projects.

En mi día a día, las tareas cambian de un momento a otro en función de la necesidad de nuestros clientes, nuestro producto es intangible. En esos casos y desde mi punto de vista, es muy importante tener un equipo de trabajo motivado y orientado al resultado. De hecho, ese es nuestro enfoque, "el resultado" desde esa perspectiva priorizamos tareas en función del retorno que tenga y el impacto en la cuenta de resultados sin perder de vista las necesidades de ambas partes. Utilizo diferentes herramientas para organizar las tareas diarias, una de ellas es la Matriz de Eisenhower, para Clasificar las tareas en cuadrantes según su urgencia e importancia.

La priorización permite enfocarnos. Nos brinda la posibilidad de contar y poner toda nuestra energía y máxima potencialidad en lo que realmente es relevante e importante. Saber gestionar en paralelo todas las posibles urgencias que irán saliendo en el día a día. Así mimo también practicar la organización de éstas en algún tablero o herramienta y que nos permita poder realizar una gestión de ellas, cuando corresponda. Mantener la comunicación efectiva con el equipo. Si bien la palabra Gestión es una palabra que a veces puede estar sobrevalorada o sobre utilizada, lo que me gusta de su concepto, es hacer que las cosas pasen, que las personas correctas hablen, levantar los problemas y evaluar la (s) posible (s) alternativa (s) de solución.

Según mi experiencia, priorizar al ejecutar varios proyectos es esencial para asegurar eficiencia y éxito. Me ha tocado liderar proyectos con recursos limitados y la priorización optimiza su uso, permitiendo enfocarme en los proyectos más críticos primero. Esto facilita la toma de decisiones, reduce el estrés y evita la sobrecarga del equipo. Además, alinea los esfuerzos con los objetivos estratégicos de la empresa, mejora la calidad del trabajo y ayuda a cumplir plazos importantes. La gestión de riesgos se vuelve más manejable y se incrementa la moral del equipo al lograr éxitos tempranos, esto resulta en una mayor satisfacción del cliente. Priorizar es, por tanto, una práctica indispensable para cualquier gestor de proyectos.

En toda actividad, proyecto y en nuestra propia vida lo que debemos tener claridad es el foco de la actividad que estamos ejecutando, muchos nos perdemos en el día a día y no dejamos terminar una estrategia porque no se logró el resultado de inmediato y cambiamos de inmediato al Capitán del Barco sin revisar cuales eran las tareas urgentes que se le asignaron y las razones del por qué no se cumplieron.

La delegación efectiva es clave para administrar múltiples proyectos. Debe confiar en los miembros de su equipo y asignar tareas considerando sus habilidades y cargas de trabajo actuales. Además, es fundamental establecer claridad en cuanto a las expectativas y los plazos al asignar responsabilidades. Fomentar una comunicación abierta también es crucial, ya que permite a los miembros del equipo expresar cualquier dificultad que encuentren durante el proceso. Delegar correctamente no solo permite distribuir eficientemente las responsabilidades, sino que también fortalece el compromiso del equipo al empoderarlos para que asuman roles clave en la consecución de los objetivos del proyecto.

Ein Projektleiter/in, der seinen Teammitgliedern nicht vertraut, wird sein Projekt nie zum Erfolg führen. Bei der Zusammenstellung des Teams muss allerdings darauf geachtet werden, dass alle benötigten Kompetenzen vorhanden sind. Und ohne ein gutes Projektcontrolling ist der Zeitplan und das Ziel nicht zu erreichen.

Routine Tasks: Daily activities such as checking notifications, responding to messages, and engaging with posts. Specialized Tasks: Content creation, graphic design for posts, or analytics tracking. Time-Consuming Tasks: Researching potential connections or gathering industry news. 2. Choose the Right People: Identify team members or virtual assistants who have the skills and availability to handle the tasks. Ensure they understand LinkedIn’s nuances and your goals. 3. Provide Clear Instructions: Define Objectives: Clearly explain what needs to be accomplished and why it’s important

Cuando delegamos confiamos en nuestro equipo; esto nos permite ser más ágiles en llegar a la meta sin perder el norte. Además permitimos a nuestro equipo crecer en conocimiento, responsabilidad y habilidades que potencializamos en ellos.

Delegations of works to the respective teams members will help to ensure multiple projects run smoothly. Ensure everyone is in the same direction. Change team members if found to be not responsive or non related. Each teams will have a lead projects . This way a PM will have more time to focus what needs to be done and plan for each projects.

Es ist für mich von entscheidender Bedeutung, Projektmanagement-Tools effektiv zu nutzen, um mehrere Projekte effizient zu steuern. Solche Tools ermöglichen es mir, den Fortschritt genau zu verfolgen, Erinnerungen festzulegen und in Echtzeit mit meinem Team zu kommunizieren. Ob einfache Tabellenkalkulationen oder komplexe Softwareplattformen – es gilt, ein passendes System zu finden und konsequent zu nutzen. Die richtigen Tools bieten auf einen Blick einen klaren Überblick über alle Projekte, erleichtern fundierte Entscheidungen und ermöglichen bei Bedarf schnelle Anpassungen. Durch den Einsatz dieser Tools steigern wir unsere Effizienz und sichern den Erfolg unserer Projekte.

Project management software is a game-changer for handling multiple projects. Tools like ClickUp, Asana, and Trello offer features that make juggling tasks much easier. They let you track progress, assign work, and see timelines for all your projects in one place. By using one of these platforms, you can keep all your projects on track without losing your mind in the process. It's like having a digital assistant that keeps everything in order for you.

¡Hola a todos! Soy Carlos Kohatsu, agente inmobiliario en Perú y Partner del CRM Kommo. Para gestionar múltiples proyectos, las herramientas adecuadas son clave. Uso CRM Kommo para automatizar procesos con bots e IA, lo que mejora la eficiencia. Trello me ayuda a organizar tareas y visualizar el progreso, y Google Calendar mantiene mi agenda en orden con recordatorios. Además, Kummo facilita la comunicación en tiempo real con mi equipo. Estas herramientas me dan una visión clara de todos mis proyectos, permitiéndome tomar decisiones informadas y hacer ajustes necesarios. ¿Qué herramientas usan ustedes para gestionar sus proyectos? ¡Me encantaría conocer sus experiencias!

Tools make your life either a lot easier or a lot harder. Once you decide on a tool, make sure that your entire team sticks to it. Overcomplex solutions often lead to team members circumventing them and creating uncontrollable shadow processes.

En el trabajo y en lo personal yo uso: Trello pues me parece muy fácil de usar y la llevo en la App del móvil A mi me ayuda a mantener el foco. Otra herramienta que uso es el ''mindfullness'', en pocos minutos la técnica POPAA Parar Observar Presencia plena Acoger Amor Esto me conecta con mi esencia, lo puedes hacer un cualquier momento, no necesitas más que conectar con tu respiración. Me "desconecta" de la cabeza, el hacer, hacer, hacer, como cuando el hámster está en su rueda corriendo. Me reconecta con mi yo profundo.

Comunicación, la gran responsable de que los proyectos fluyan. No sólo la comunicación entre los miembros del equipo de PM (la cual debe ser sistemática y constante, sino también con los stakeholders. Una de las prácticas que me ha dado buenos resultados es la comunicación de modo amistoso y formal con el personal de los contratistas (en caso de proyectos de infraestructura). Conversaciones honestas, sanas y empáticas nos llevan a descubrir elementos normalmente ocultos al PM, que pueden prevenir retrasos o por el contrario encontrar soluciones de fast track o técnicamente viables que no habíamos contemplado.

1. Define Your Communication Goals: Determine what you want to achieve: networking, job searching, personal branding, or learning from industry leaders. 2. Categorize Communication Tasks: Daily Communication: Respond to messages promptly. Engage thoughtfully with posts (comment with insights, like, share). Post updates or content that is clear and relevant. Weekly Communication: Connect with relevant professionals, including a personalized message. Participate in group discussions with clear and concise contributions. Share a well-crafted post or article.

Effective communication is the backbone of successful multi-project management. Start by setting up regular check-ins for each project - these could be daily stand-ups for fast-moving projects or weekly updates for longer-term initiatives. Use a mix of communication methods to cater to different needs

Eine offene, transparente und regelmäßige Kommunikation ist innerhalb des Projektes aber auch nach außen in die Gesamtorganisation unerlässlich.

La comunicación clara y constante es fundamental para el éxito en la gestión de proyectos. Informar al equipo sobre los objetivos, cambios y progreso no solo mantiene a todos alineados, sino que también fomenta la colaboración y el sentido de propósito compartido. Los controles regulares y la apertura para compartir actualizaciones y desafíos permiten abordar problemas a tiempo y reducir malentendidos. En definitiva, una comunicación efectiva asegura que todos trabajen juntos hacia los mismos objetivos, mejorando la eficiencia y la cohesión del equipo.

In der heutigen Zeit mit sehr kurzen Entwicklungszyklen und schneller Transformation ist ein agiles Vorgehen unbedingt erforderlich. Ein Projekt muss im Rahmen seiner Laufzeit immer wieder neue Anforderungen oder Marktentwicklungen berücksichtigen können und darauf reagieren.

I had a customer that did not want "that modern agile IT-stuff" by any means, although it would have greatly benefitted them. To still account for the VUCA (volatile, uncertain, complex, ambiguous) world instead we identified several "Point of no return" milestones in the project. It was understood, that until such a milestone is hit, all work already completed can be questioned and if necessary changed. This provided a lot of flexibility while still keeping certain budgetary constraints in mind.

La flexibilidad es crucial para un gestor de proyectos que maneja múltiples proyectos simultáneamente. Estar dispuesto a ajustar planes según la nueva información o problemas inesperados permite una gestión más efectiva y evita que los proyectos se descarrilen. Encontrar el equilibrio entre un plan estructurado y la adaptabilidad es esencial para navegar por los desafíos y asegurar el progreso continuo. La capacidad de ser flexible no solo mejora la resiliencia del proyecto, sino que también contribuye a mantener al equipo motivado y enfocado en los objetivos.

Nach meiner Erfahrung als Personalberaterin: Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg. Beim Management mehrerer Projekte habe ich gelernt, meine Pläne ständig anzupassen. Das ermöglichte es mir, kreative Lösungen für unerwartete Herausforderungen zu finden und die Projekte erfolgreich abzuschließen. Flexibilität ist deshalb der Gamechanger in der dynamischen Welt des Projektmanagements.

Monitorear regularmente el progreso de los proyectos es esencial para mantenerlos en el buen camino. Establecer hitos e indicadores clave de rendimiento (KPIs) proporciona métricas claras para medir el éxito y detectar problemas tempranamente. Esta evaluación continua permite reasignar recursos, ajustar plazos y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Al vigilar de cerca el progreso, se puede mantener el impulso y asegurar la finalización exitosa de todos los proyectos.

A project manager must always ensure that he/she takes a break out on a project to ensure that time is given to do actual evaluation and assessment of the on-going projects. This offer the project manager the time to come up with new ideas and not burn out due to stress

Follow through plan with metrics Predictive metrics as tool for enhancement. There is always a scope not to get all on the list to perform optimally. A continuous feedback system will keep performance flow. You will always need something to fill the gap.

Juggling multiple projects is all about coordination and communication. It is crucial, that you understand the priorities of your customers / superiors clearly and that you in turn communicate your constraints clearly. The best organizational system is voided when it goes against the wishes of your customers.