Dans le cours : Les fondements de la gestion de projet
Gérer des modifications dans un projet
Pour maîtriser la bonne réalisation d'un projet, nous savons qu'il faut le contrôler, afin de pouvoir réagir lorsque des écarts sont constatés. Par exemple, nous allons régulièrement faire des poids en équipe afin de vérifier le bon respect des délais. Nous pourrions alors constater que certaines tâches à réaliser ont duré plus longtemps que prévu, et en mettant le planning à jour, nous rendre compte qu'il est nécessaire de décaler d'un mois la date de fin du projet. Qu'allons-nous faire de cette information ? En fait, trois manières de réagir sont possibles. La première, qui suppose que vous n'ayez aucune pression sur les délais, consiste à ne rien faire et à attendre de voir comment la situation va évoluer. Je vous l'avoue, c'est assez rare. La seconde possibilité est de mettre en place des actions correctives qui vont permettre de résorber le retard ou, le cas échéant, de le contenir. La troisième option, enfin, consiste à entériner ce décalage de la fin du projet en partant sur un nouveau planning plus long que celui initialement prévu. Cette révision du planning initial ne se fait pas à la légère. Généralement, l'équipe projet devra en référer à un niveau supérieur qui décidera si oui ou non le changement est acceptable. Ce mécanisme central en management de projet s'appelle la gestion des modifications ou change management en anglais. Reste maintenant à savoir dans quel cas il faut y recourir. De manière assez intuitive, nous pressentons que c'est la taille de l'écart qui va déterminer notre choix. On pourra très bien accepter un petit écart sans autre forme de procès, alors qu'un gros écart pourra aller jusqu'à remettre en cause la poursuite du projet. Définir ce qui est petit ou gros est cependant très subjectif. Pour lever toute ambiguïté, une manière assez courante de procéder consiste à définir, lors de la planification, des marges de manœuvre ou tolérances par rapport aux objectifs fixés. Dans notre exemple, lors de la construction du planning initial, on aurait pu s'entendre sur une plage de tolérance de deux mois pour la date de fin du projet. Comme la nouvelle échéance reste dans les tolérances, on est en présence d'un petit écart appliquant simplement la mise en œuvre de mesures correctives. Notons que si nous avions anticipé une fin de projet avec 6 mois de décalage, nous aurions été en dehors des tolérances, et donc en présence d'un gros écart. Dans ce cas, les membres de l'équipe projet n'auraient pas pu agir seuls. Il aurait fallu gérer une modification. Ne rien faire, mettre en place des mesures correctives, gérer des modifications, nous avons pu voir qu'en fonction des situations rencontrées, le chef de projet dispose de différentes approches pour réagir aux écarts rencontrés lors de la réalisation de son projet.
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