Vous avez rencontré un client contrarié par une facture incorrecte. Comment répondre efficacement à leurs préoccupations ?

Listen attentively, empathize with their frustration, apologize sincerely, clarify the issue, propose a solution, and ensure their satisfaction with a calm and composed approach.

Irate customers are part of the drill, infact they are the reason for customer support. A customer will be angry if an organisation issues a wrong invoice to them especially if the bill was higher, it is more advisable to reach out to the customer first if during reconciliation it is found out, it shows integrity on the part of the organisation. But if the customer finds out first and reach out to the organisation, the first thing should be to listen first, don't argue, let the customer pour out their heart, then the support agent can go on to sincerely apologize for the oversight, every customer has an SLA/ SOP on how to treat matters like this, they follow it and find a way to resolve the issue for the customer,ensuring satisfaction.

Lembre-se de que é fundamental manter a calma e a compostura durante a interação com o cliente, mesmo diante de críticas ou reclamações. Agindo com profissionalismo e buscando resolver a situação de forma eficaz, você demonstrará ao cliente o seu comprometimento em oferecer um serviço de qualidade e superar as suas expectativas.

Na visão do cliente, você é o principal responsável por resolver essa questão. Portanto, mantenha a calma e seja empático. Ouça com atenção tudo o que for dito por ele.

When we come across an upset client, the first thing to do is to listen and show empathy to the client. We need to let them express and voice out their frustration. Once they have expressed themselves, they might be slightly less angry and then we apologise to them for all the inconvenience that they have been through. We reassure them that the situation will be investigated. We do our research and answer any queries they might have. At the end, we do our best to resolve the matter and make them happy.

first off, you would need to see what’s incorrect on the invoice. Is the pricing wrong , the address , or the products. Second, let the customer know that the error will be fixed and to no pay the invoice until it’s fixed. Lastly, whether the invoice was created incorrect by my dept or another , apologize to the customer

Escute todas as informações necessárias e verifique se realmente é um erro. Caso seja, peça desculpas ao cliente de forma sincera. Explique o motivo da falha, de forma transparente, evitando utilizar termos muito técnicos

Although as human beings we make mistakes, it is important to learn from them so as not to make them again. Remember to speak in a pleasant tone of voice so as not to prolong the problem, try to solve the problem more quickly. Customers are our voice where we are not present, a good impression for solving problems will always be the best.

Mantenha o tom voz calmo, mas seja ágil em fornecer uma solução ao cliente, uma vez que este é o motivo do contato. Apresente as soluções disponíveis, de forma clara e objetiva. Comprometa-se a dar continuidade ao processo de reparação e ofereça alguma forma de compensação pelo transtorno causado.

Definir expectativas claras em torno do cronograma de resolução é vital. É importante que o prazo informado seja realista. Se pode demorar entre 3 e 5 dias, deixe isso bem claro para o cliente. Mas de preferência, informe um prazo específico e possível. Fornecer um prazo específico mostra profissionalismo e ajuda a gerenciar as expectativas do cliente. É melhor prometer pouco e entregar mais do que assumir compromissos que não podem ser cumpridos, pois isso pode prejudicar ainda mais o relacionamento e a imagem da companhia.