¿Cuántos correos tienes sin leer en este momento? ¿Sesenta? ¿Seis mil? Pues bien, todos esos mensajes y archivos adjuntos ocupan espacio, ya sean no leídos, antiguos o archivados. Y si usas Gmail y no eres una de esas extrañas personas con cero correos en la bandeja de entrada, es posible que por estos tiempos te estés quedando sin espacio.
Si Google te enganchó a Gmail, es muy probable que también hayas invertido en las otras partes del ecosistema de la nube de Google: Drive y Fotos. Google solía ser un bastión del almacenamiento infinito, ofreciendo espacio ilimitado para fotos y correos electrónicos, pero ahora la compañía es mucho más estricta a la hora de contar los megabytes que usas en sus servicios. Pronto, incluso las copias de seguridad de WhatsApp contarán como parte de tu asignación de almacenamiento.
¿Cuánto almacenamiento te da Google?
Google ofrece a los usuarios 15 GB de almacenamiento digital gratuito. Eso incluye todo lo que haya en Gmail, Google Drive y cualquier imagen sin comprimir almacenada en Google Fotos. Es mucho espacio, pero si te involucras en el ecosistema de Google (especialmente si tu teléfono Android realiza copias de seguridad automáticas de tus datos en la nube de Google) puede que lo llenes rápidamente. Una vez alcanzado el límite, no podrás añadir nada a Google Drive, guardar nuevas fotos o incluso enviar o recibir correos electrónicos. Google envía advertencias cuando te estás quedando sin espacio, pero es fácil pasarlas por alto. A continuación te explicamos cómo evitar que te encuentres en una difícil situación.
Antes de empezar, comprueba cuál es tu situación. La página de almacenamiento de Google te mostrará cuánto espacio has ocupado en Drive, Gmail y Fotos.
Elimina por lotes
La forma más sencilla de liberar espacio en Gmail es eliminar por lotes casi todos los mensajes de tu bandeja de entrada. Ve a la pestaña Promociones y a la pestaña Social en la parte superior de la bandeja de entrada, marca la casilla en la esquina superior izquierda para seleccionar todos los mensajes y, a continuación, haz clic en Eliminar. (Es el botón que parece una papelera, claro). El único problema de este método es que es probable que haya mensajes que quieras conservar. Si, por ejemplo, haces muchas de tus compras por internet, es bueno que conserves todos tus recibos. Por suerte, hay un par de formas sencillas de cribar el desorden y quedarte solamente con lo que necesitas.
Una de ellas, sugerida por la jefa redactora de WIRED, Lily Hay Newman, consiste en organizar las eliminaciones masivas por dirección de correo electrónico. Aunque procedan de la misma empresa, los mensajes de spam suelen enviarse desde una dirección de correo electrónico distinta a la de la información realmente útil, como los recibos o la información del pedido. Por ejemplo, PayPal envía recibos desde service@paypal.com, mientras que sus mensajes de marketing ("¡Regístrese para obtener crédito PayPal AHORA!") proceden de paypal@mail.paypal.com. La información de envío de Amazon llega a través de shipment-tracking@amazon.com. El spam llega desde vfe-campaign-response@amazon.com y no-reply@business.amazon.com. En cuanto sepas qué direcciones de correo electrónico puedes descartar, puedes eliminarlas todas sin tener que borrar lo que quieras conservar. Sólo tienes que copiar y pegar la dirección de correo infractora en la barra de búsqueda y eliminar por lotes todo lo que aparezca.
Otro método (proviene de Peter Rubin, antiguo miembro de WIRED) consiste en ordenar los mensajes por tamaño de archivo. En la barra de búsqueda de Gmail, escribe "size:10mb" o "larger:10mb" (o el tamaño que quieras) para que aparezcan los correos electrónicos con archivos adjuntos que superen el tamaño que definas en la búsqueda. Tendrás que ir seleccionando los que quieras eliminar, pero al menos tendrás todos los correos grandes juntos en un solo lugar. Lo mejor es empezar por lo grande e ir bajando.
Día de sacar la basura
Después de eliminar los miles de correos que has filtrado, puede que te des cuenta de que tu espacio de almacenamiento no se ha movido. Aunque lo hayas tirado todo a la basura, todavía tienes que vaciar la papelera. A diferencia de la basura en la vida real, si los dejas en la papelera de Gmail, los mensajes eliminados se borrarán automáticamente al cabo de 30 días. Pero si tu objetivo es liberar espacio, es mejor que te encargues de esa purga manualmente. Además, tienes la oportunidad de volver a comprobar que no se ha tirado nada importante a la papelera por accidente.
Busca la papelera en la barra lateral izquierda de Gmail y haz clic en ella. Si no la ves, haz clic en Más para expandir el menú y mostrar el ícono de la papelera. Una vez dentro de ella, solo tienes que hacer clic en Vaciar papelera ahora, cerca de la parte superior de la pantalla, y todo desaparecerá en el inframundo digital. Por fin podrás disfrutar de tu nuevo espacio.
¿Todavía no tienes suficiente espacio?
Bueno, Gmail no es el único acaparador de almacenamiento de Google Suite. Google Drive y Google Fotos pueden llenarse rápidamente si subes imágenes u otros archivos en toda su calidad. Si utilizas Fotos, ve a la configuración y asegúrate de que la calidad de subida está establecida en Ahorro de almacenamiento. Antes se llamaba Alta calidad, pero Google, como suele hacer, cambió el nombre. Ten en cuenta que esto significa que las imágenes se comprimirán en un formato propio de Google, que ahorra espacio pero que sigue siendo de alta resolución, mientras que Original significa que se mantendrán en la resolución (normalmente mejor) con la que las tomaste.
Todas las cuentas de Google Drive tienen un panel de control de almacenamiento que puedes utilizar para supervisar tu uso. La página de inicio muestra todos tus archivos en una lista y, si haces clic en la flecha situada junto a "Almacenamiento utilizado" en el lado derecho, la lista se ordenará por tamaño de archivo, mostrando los archivos más grandes en la parte superior. También puede ser útil dar un vistazo a la carpeta "Compartidos conmigo" para buscar archivos o carpetas de gran tamaño. Nunca se sabe cuándo alguien puede haber compartido 4 GB de fotos.
Si no puedes o no quieres sacrificar la calidad de imagen, o simplemente tienes demasiadas cosas, deberías plantearte pagar por más almacenamiento, por muy doloroso que sea.
Google ofrece varios planes Google One, que te proporcionan niveles de almacenamiento y otras ventajas por distintos precios. El primer nivel cuesta 2 dólares al mes (20 dólares al año si pagas por adelantado) por 100 GB de almacenamiento. El nivel Premium te ofrece 2 TB de almacenamiento por 10 dólares al mes. Google también ofrece un nivel Premium que incluye su servicio Gemini Advanced de inteligencia artificial generativa y chatbot. Cuesta 20 dólares al mes.
Independientemente del plan que elijas, esto significa que ahora te sujetas a las tarifas de suscripción de Google si quieres mantener ese espacio indefinidamente. Considéralo un último recurso si no puedes desprenderte de todos tus archivos PNG sin comprimir.
¿Terminaste con Google?
Si quieres deshacerte de la plataforma de una vez por todas, la página de Google Takeout te permitirá descargar casi todo de las muchas aplicaciones y servicios de Google, incluidos los datos sobre las plataformas que usas.
Si tienes una cuenta gestionada por un administrador independiente (probablemente, si tu cuenta está vinculada a un ID escolar o laboral), no podrás descargar todo de esta forma, a menos que el administrador te lo permita. Si ese es el caso y todavía quieres descargar tus archivos, tendrás que hacerlo descargando cada una de tus carpetas de Drive individualmente. Puede que te ayude crear una nueva carpeta, mover tus archivos a ella y descargarlo todo de una vez. También puede tratarse de un archivo masivo de muchos gigabytes de tamaño, así que si tienes mucho que exportar, considera la posibilidad de dividir tus archivos en varias carpetas. Por supuesto, necesitarás espacio en tu computadora para descargarlo todo.
Tanto si has terminado con Google para siempre como si solamente te estás tomando un descanso, considera que si tu cuenta ha estado inactiva durante más de dos años, Google dice que puede ser sujet a eliminación. Por lo tanto, si tienes un montón de archivos guardados en una cuenta inactiva de Google Drive, establece recordatorios periódicos en el calendario para entrar en ella y echar un vistazo.
Artículo publicado originalmente en WIRED. Adaptado por Mauricio Serfatty Godoy.